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Assistant(e) de direction (h/f)
  • VALENCE
  • Titulaire ou CDD
  • Temps complet
  • Réf: PT01648/SIVRA
  • Date de publication: 22/06/2022
  • Date de début: 22/06/2022
  • Date de clôture: 24/07/2022
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Qui sommes nous?

Valence Romans Agglo est une Communauté d'agglomération regroupant 54 communes et 219 000 habitants.

Bienvenue dans un territoire doux à vivre, à taille humaine, qui cultive la création et l'esprit d'entreprendre.

Vous souhaitez accompagner les mutations du service public ? Vous souhaitez participer au développement de l'agglomération ? Faites partie des 1500 agents qui mettent leurs compétences au service de l'Agglomération.

 

 

Votre mission

Valence Romans Agglo, recrute un(e) assistant(e) de direction afin d'assister la directrice générale adjointe de la Cohésion Sociale & Culture dans l'organisation du département, et plus particulièrement :

  • Etre garant(e) des échéances des différentes procédures
  • Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du département Cohésion - Sociale & Culture en lien avec les directions du département et le service administratif et financier,

 

Missions et activités principales

 

Veiller au respect des modalités des procédures de l'Agglo au sein du département Cohésion Sociale et Culture

  • Garantir les échéances des missions dévolues 
  • Suivre la préparation des notes en vue des commissions, s'assurer du suivi des échéances, de la cohérence des documents
  • Organiser la logistique des commissions des directions : planification, réservation de salle, convocation, ordre du jour, fiche de présence, compte rendu, diffusion et le lien du services des Assemblées.
  • Organiser la logistique des comités techniques et des comités de pilotage pour les opérations de travaux inscrits au projet de territoire de l'Agglo ainsi que le suivi des fiches de suivi.
  • Travailler en partenariat avec les services supports de la collectivité : Assemblée, Juridique, Finances, informatique, cabinet du Président, cabinet du Maire, communication interne et externe, département technique
  • Suivre la mise à jour des activités des directions sur intranet et internet
  • Garantir l'harmonisation des pratiques administratives dans le département,
  • Suivre la préparation des différentes note en vue des différentes instances des Relations Humaines : CT, CIRA, CHSCT QVT/RPS...

 

Organiser de manière permanente  la vie professionnelle du cadre et du département 

  • Organiser l'agenda de la directrice en fonction des priorités données.
  • Rappeler les informations importantes et transmettre les messages. Particper à la centralisation et la diffusion de l'information générale interne
  • Diffuser les informations sur les dossiers en cours aussi bien en interne en faisant le lien avec les directions et/ou services concernés, qu'en externe en direction des élus, du cabinet.

              

Secrétariat et  bureautique 

 

  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier ou document divers
  • Contribuer à l'élaboration de documents de communication, d'étude
  • Gérer le courrier Arrivée et s'assurer que les réponses aux courriers " repérés " soient bien réalisées
  • Gérer la finalisation du process des décisions du Président et des conventions avec la vérification de la mise en forme des acts et la mise à la signature
  • Gestion des fournitures du bureau

 

Participer aux projets et activités du département

  • Faire la synthèse des tableaux de bord des activités du service en lien avec les Directions et Etre garant de la fourniture des données
  • Actualiser les bases de données
  • Participer au développement de la transversalité au sein de la DGA à travers des projets communs,
  • Relation avec le Cabinet et la Communication externe et interne pour l'organisation d'évènements

 

Activités spécifiques

  • Pour l'Audit, organiser la logistiques des comités stratégiques et et réunions avec les DGS des communes : planification, réservation de salle, convocation, ordre du jour, compte rendu, diffusions.
  • si compétence, assurer la gestion du budget de la Direction Générale et de l'Audit de Gestion : logiciel Démabox et E-Sedit finances. Saisie du budget primitif sur le logiciel Sédit finance (élaboration budgétaire), création des tiers, création des engagements, validation des factures, pré-mandatement des factures, suivi du budget et virement de crédit
  • Suivi de dossiers spécifiques alloués au Département Cohésion Sociale et Culture

 

Travail en binôme avec l'assistante administrative du service administratif et financier du Département. Peut être amené(e) dans ce cadre à assurer des missions de cet agent en cas d'absence, et inversement.

 

Votre profil

De profil bac à bac+2 en assistanat, secrétariat avec expérience significative exigée.

 

Savoir théorique

  • Connaissance 
    • de l'environnement et l'organisation des collectivités
    • des logiciels bureautiques
    • des techniques de recherche documentaire
    • des procédures administratives
  • Maitrise des règles d'expression écrites et orales

 

Savoir faire

  • Savoir
    • rédiger un compte rendu
    • transmettre les informations
    • utiliser des logiciels de  bureautique et de messagerie
  • Techniques de gestion et de suivi de dossiers,
  • Tenir un agenda en fonction des priorités du département

 

Informations complémentaires

Conditions d'exercice :

  • Déplacements à prévoir sur le territoire de l'Agglo
  • Présence ponctuelle demandée pour réunion en dehors des plages fixes
  • Outils informatiques utilisés : Acropolis, Webdelib, e-sedit Finances, suite Microsoft Office ...

 

Conditions de recrutement et avantages :

  • Poste ouvert à tous les fonctionnaires, à défaut contractuel (CDD 1 an, renouvelable) cadre d'emplois des Rédacteurs territoriaux
  • Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + primes semestrielles 
  • Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration
  • Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
  • Adhésion de la collectivité au Comité National d'Action Sociale : du quotidien à la solidarité, un large éventail de prestations accessibles.

 

Informations complémentaires :

  • Sarah COURTHIAL, Chargée de recrutement et mobilité, 04 75 79 25 15 ou sarah.courthial@valenceromansagglo.fr

 

Si cette offre vous intéresse, merci d'utiliser le lien pour nous faire parvenir votre CV ainsi que votre lettre de motivation.


Date limite de candidature : 24 juillet 2022.

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